Wat we bijhouden, waarom, hoe lang, en welke rechten jij daarover hebt.

1. Wie we zijn

Audioportret is een initiatief van Raf Stevens, Man-Days BV.
Maatschappelijke zetel: Vroonbaan 67, 1880 Nieuwenrode
Ondernemingsnummer / btw: BE 0880911438
E-mail: rafstevens@icloud.com

Raf Stevens (zaakvoerder Audioportret) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Voor alles wat met je gegevens te maken heeft, mail je naar rafstevens@icloud.com.

2. Waarover deze verklaring gaat

Deze verklaring geldt voor onze website, onze nieuwsbrief en de aanvraag en realisatie van een audioportret: van het kennismakingsgesprek en de voorbereiding tot de opname, de montage en de levering van het eindresultaat. We proberen dit in gewone taal te zeggen. Waar de wet precieze termen vraagt, gebruiken we die.

3. Wat we verzamelen, en waarom

3.1 Wanneer je een audioportret aanvraagt of bestelt

We vragen 1 centrale contactpersoon (Naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel facturatieadres), en uiteraard ook de gegevens over de persoon die geïnterviewd wordt. Betaling en betaalgegevens gaan uitsluitend via de centrale contactpersoon.

3.2 Voorbereiding van het interview

In de aanloop naar de opname bezorg je ons soms achtergrondinformatie: verhalen, thema's die je wil aanhalen, dingen die je zeker wél of net niet wil delen. Die informatie kan gevoelig zijn, bijvoorbeeld over gezondheid, ziekte of afscheid. De AVG beschouwt gezondheidsgegevens als een bijzondere categorie.

Waarom: om samen het gesprek voor te bereiden en het portret persoonlijk te maken. De rechtsgrond is je uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a)), die je geeft wanneer je die informatie met ons deelt. Je kan die toestemming weigeren of intrekken; zonder voorbereiding kunnen we het portret dan mogelijk minder afstemmen op wat jij wil.

Deze informatie wordt enkel gelezen door de makers die aan jouw audioportret werken. Ze wordt nooit met anderen gedeeld en nooit voor marketing gebruikt, tenzij je hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft (via apart document).

3.3 De opname

Tijdens de opname leggen we stem en verhaal vast. Een opname bevat je stem en de inhoud van wat je vertelt, en kan gevoelige of gezondheidsgerelateerde onderwerpen bevatten.

Elk project dat start, geeft automatisch toestemming om voor opname, inclusief mogelijk gevoelige inhoud. Voor de opname begint, overlopen we samen een toestemmingsformulier. Stoppen kan altijd. Fragmenten schrappen kan altijd. Het eindresultaat is voor privégebruik; wij maken het nooit openbaar. Jij beslist aan wie je het geeft en wanneer.

Willen we ooit een fragment gebruiken voor promotie, dan vragen we je daarvoor eerst apart en uitdrukkelijk (geschreven) toestemming.

3.4 Nieuwsbrief

We bewaren hiervoor je e-mailadres, en je persoonsgegevens (als je die geeft). Je kan die op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail. Ben je al klant, dan kunnen we je op basis van gerechtvaardigd belang via e-mail informeren over vergelijkbaar aanbod; dezelfde uitschrijflink geldt.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen ze enkel met partijen die ons helpen audioportret te laten werken:

• Ons team van vertrouwde makers — projectbasis

• Onze boekhouder — boekhouding, zoals de Belgische wet vereist

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• De opname en het afgewerkte audioportret: 2 jaar (opzet is dat je dit zelf bewaart)

• Voorbereidende informatie voor het audioportret: verwijderd binnen 12 maanden na levering (opzet is dat je dit zelf bewaart)

• Nieuwsbriefgegevens: tot je uitschrijft

• Klantgegevens, facturen en boekhouding: 7 jaar (Belgische wettelijke verplichting)

6. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te verbeteren, te laten wissen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid), en gegeven toestemming in te trekken. Intrekken heeft geen gevolgen voor verwerking die al gebeurde.

Mail naar rafstevens@icloud.com om een van deze rechten te gebruiken. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, om je gegevens te beschermen. Vind je dat we je gegevens verkeerd behandelen en raken we er samen niet uit, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7. Wijzigingen aan deze verklaring

Bij een betekenisvolle wijziging passen we de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen brengen we actieve klanten op de hoogte per e-mail. De actuele versie staat altijd op audioportret.be/privacy.

Laatst bijgewerkt: 2 januari 2026